Rhagymadrodd
- Pan gyfarfu'r Bwrdd ddiwethaf roeddem newydd lansio ein cynllun cwynion ac ers hynny, mae aelodau'r cyhoedd wedi dechrau ei ddefnyddio. Ar ôl y gwaith caled a wnaeth y tîm i adeiladu ein cynllun, mae'n galonogol iawn gweld y tîm yn dechrau ymchwilio a gwneud gwahaniaeth mewn achosion bywyd go iawn.
- Roedd hefyd yn gadarnhaol iawn ein gweld yn cyhoeddi Fersiwn 1.1 o'n safonau gyda'r adrannau newydd o'r canllawiau wedi'u gwau ynddo. Dylai'r canllawiau hyn fod o gymorth gwirioneddol i gwmnïau ac asiantau sicrhau eu bod yn codi safonau ac yn bodloni holl ddisgwyliadau'r ECB. Y cerrig milltir mawr nesaf yn hyn o beth yw 30 Ebrill, pan fydd angen i gwmnïau roi hunanasesiad inni o’u cydymffurfiaeth.
- Yn gefndir i hyn oll oedd cyfarfod cadarnhaol gyda Gweinidog y Llysoedd a Gwasanaethau Cyfreithiol ym mis Mawrth. Mae'r ail rownd o gasglu ardoll bellach wedi'i chwblhau ac mae bron pob un o'r ffioedd trwyddedu wedi'u talu (gyda'r ychydig olaf yn ddyledus ym mis Ebrill). Mae'r broses wedi bod yn llyfn iawn ac rydym ar y trywydd iawn i wireddu ein hincwm rhagamcanol ar gyfer y flwyddyn. Mae cytundeb taliad fesul cam wedi'i wneud gydag un cwmni ac mae ganddynt un taliad i'w wneud eto. Er bod hyn yn effeithio ar lif arian yr ECB, nid yw'n niweidiol i'n gweithrediad.
- Cyfanswm y gwariant ar gyfer y flwyddyn hyd at 28 Chwefror 2025 yw £1.06m yn erbyn yr ail-ragolwg o £1.11m, sy'n cynrychioli tanwariant o tua £49k. Mae'r amrywiannau mwyaf yn cynnwys tanwariant o £19k yn y gyllideb gyfreithiol ac arbediad o £13k o beidio â dod â chymorth ariannol ychwanegol i mewn i gynorthwyo gyda'r gyllideb flynyddol. Mae'r cyfrifon rheoli hefyd yn dangos tanwariant o £9.8k ar yswiriant, fodd bynnag mae hwn yn fater fesul cam ac rydym bellach wedi trefnu yswiriant indemniad proffesiynol o £7.5k. Rydym hefyd wedi tanwario ar deithio a llety staff. Fel bob amser, mae'r gyllideb yn cael ei monitro'n weithredol ac mae'r Pwyllgor Gwaith yn hyderus nad oes unrhyw feysydd sy'n peri pryder.
- Ar ddiwedd y flwyddyn, ar ôl rhoi cyfrif am groniadau, gallwn ystyried unrhyw danwariant o 2024/25 fel rhywbeth sy’n cael ei symud i gronfeydd strategol wrth gefn.
- Cymeradwyodd y Bwrdd y gyllideb ddrafft ar gyfer 2025/26 ym mis Ionawr ac mae’r gyllideb derfynol wedi’i chyflwyno i’r Bwrdd i’w chymeradwyo yn y cyfarfod hwn. O fis nesaf, bydd gwariant yn cael ei adrodd yn erbyn y gyllideb newydd.
Diweddariad staffio
- Ers cyfarfod diwethaf y Bwrdd, rydym wedi croesawu ein Cyfarwyddwr Materion Allanol newydd i’r tîm – ymunodd Louise Rubin â ni ar 27 Ionawr o Scope lle bu’n Bennaeth Polisi ac Ymgyrchoedd. Mae'n wych cael Louise i gymryd rhan yn y maes hwn.
- Rydym hefyd wedi datblygu'r ymgyrch recriwtio ar gyfer Pennaeth Risg a Chydymffurfiaeth a fydd yn arwain y gwaith o gynllunio ein swyddogaeth oruchwylio. Daeth ceisiadau am y rôl hon i ben ganol mis Chwefror ac rydym yn cynnal cyfweliadau ym mis Mawrth.
- Rydym hefyd yn falch o gyhoeddi bod Holly Perry, Cyfarwyddwr Gwasanaethau Galluogi yn y Bwrdd Gwasanaethau Cyfreithiol ar hyn o bryd, wedi derbyn rôl Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol ar gontract 12 mis, gan ddechrau ar 28 Ebrill. Bydd Jenny Prior yn rhoi’r gorau i’r rôl hon ar ôl cyfnod trosglwyddo byr, gyda’i diwrnod gwaith olaf ar 30 Ebrill.
Diweddariad Diogelu Data
- Rydym wedi gwneud cynnydd da yn erbyn y Cynllun Gweithredu Diogelu Data a gyflwynwyd i'r Bwrdd ym mis Ionawr. Mae’r holl staff bellach wedi cwblhau cynllunio diogelu data cyffredinol ac wedi mynychu sesiwn hanner diwrnod lle darparodd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol, yn rhinwedd ei swydd fel Swyddog Diogelu Data’r ECB, hyfforddiant ar sut mae’n rhaid cymhwyso diogelu data a diogelwch gwybodaeth yn benodol i waith a phrosesau’r ECB.
- Mae Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Corfforaethol wedi cwblhau'r hyfforddiant Swyddog Diogelu Data Ardystiedig ac mae'r Bwrdd yn y broses o gwblhau'r hyfforddiant diogelu data cyffredinol.
- Mae tasgau eraill a gwblhawyd yn ddiweddar ar y cynllun gweithredu yn cynnwys:
- hyfforddiant diogelu data wedi’i ychwanegu at y broses sefydlu a phroses ymadawyr newydd sy’n cynnwys yn benodol tynnu’r holl gofnodion biometrig o liniaduron
- Cofrestrau Asedau Gwybodaeth ar gyfer copïau caled, eithriadau i'r amserlen gadw a chofnodion sydd wedi'u dinistrio a'u harchifo
- Cofrestr cais gwrthrych am wybodaeth a chanllawiau proses
- Dau gam gweithredu sydd wedi’u hystyried a’u canfod yn ddiangen yw datrysiadau archif ar gyfer dogfennau copi caled (ni chedwir unrhyw ddogfennau copi caled, os bydd hyn yn newid bydd yn cael ei ailystyried) a therfyn amser dileu’n awtomatig ar gyfer mewnflychau e-bost (yn lle canllawiau manwl ar ba e-byst sydd angen eu cadw/dileu).
Achrediad
- Rydym yn debygol o dderbyn ceisiadau am achrediad yn fuan gan ddau gwmni sifil bach.
- Yn dilyn rownd o ymweliadau diweddar â chynghorau gan y Cyfarwyddwr Credydwyr a’r Llywodraeth, rydym wedi ychwanegu Mid-Kent Services (sy’n gorfodi ar gyfer Maidstone, Swale a Tunbridge Wells) at nifer y timau mewnol achrededig. Mae hyn bellach yn 9 a gobeithiwn dderbyn mwy o geisiadau yn fuan.
Datblygu Safonau ECB
- Ddechrau mis Mawrth, fe wnaethom gyhoeddi Fersiwn 1.1 o’n safonau sy’n cynnwys canllawiau newydd sydd wedi’u hymgorffori ynddynt, sy’n cwmpasu meysydd gan gynnwys cred resymol, contractio a thâl ac ymgysylltu â thrydydd partïon. Mae’r canllawiau hyn wedi elwa o fewnbwn gan aelodau ein panel o arbenigwyr yn y diwydiant ac arbenigwyr cyngor ar ddyledion ac mae hefyd wedi’i adolygu gan arweinydd y Bwrdd yn y maes hwn a’r Cadeirydd.
- Ddechrau mis Mawrth, gwnaethom hefyd gyhoeddi ein cais i bob cwmni a thimau mewnol ddarparu eu hunanasesiad i'r ECB o'u cydymffurfiaeth â safonau erbyn 30 Ebrill. Byddwn yn defnyddio eu hymatebion i sefydlu golwg gynhwysfawr ar lefel y cydymffurfio ar draws y diwydiant ac i nodi meysydd unigol o risg a phryder i lunio goruchwyliaeth gweithrediadau ECB, sy'n dechrau o ddifrif ym mis Ebrill.
Trin cwynion
- Aeth ein swyddogaeth ymdrin â chwynion yn fyw ar 6 Ionawr. Hyd yn hyn, rydym wedi derbyn 36 o gwynion, ac rydym yn derbyn tua chwe achos newydd yr wythnos.
- O 10 Mawrth, mae gennym chwe achos byw, mae tri ar y cam ystyriaeth gychwynnol (lle gofynnwn a allwn ymchwilio i'r gŵyn), mae dau ar gam ystyriaeth bellach (lle gofynnwn a ddylem ymchwilio i'r gŵyn) ac mae un yn cael ei ymchwilio.
- Caewyd pob un ac eithrio un o'r 30 o gwynion yr ydym wedi'u cau yn ystod y cam ystyriaeth gychwynnol. Roedd 24 o'r rheini'n gynamserol oherwydd naill ai nad oedd y gŵyn wedi'i chyflwyno i'r cwmni ei hystyried neu fod angen ei huwchgyfeirio drwy broses gwyno bresennol y cwmni neu nad oedd y cwmni wedi cael digon o amser i ymateb i'r gŵyn. Rydym wedi cynnig cymorth i bump o bobl a gafodd drafferth dilyn eu cwynion i'w trosglwyddo i'r cwmni perthnasol.
- Penderfynasom beidio ag ymchwilio i un gŵyn yn ystod y cam asesu pellach oherwydd ei bod yn fwy priodol iddo ddilyn proses gwyno'r cyngor.
- Hyd yn oed ar y cam cynnar hwn, mae dadansoddiad o'n cwynion caeedig yn dangos bod tua 40% (12) o achwynwyr naill ai wedi adrodd, neu i ni nodi o'u ffurflen gwyno, eu bod yn agored i niwed o ryw fath. Yr un mwyaf cyffredin yw mater iechyd meddwl, fel iselder neu bryder. Yr hyn nad yw'n glir yw a oedd achos y materion iechyd meddwl hynny yn rhannol gysylltiedig â'r gweithgarwch gorfodi.
- Ar y cyfan, mae ein system rheoli cwynion yn gweithio'n dda hyd yn hyn. Mae wedi cyflawni’r swyddogaeth a addawyd ac yn ein galluogi i weld cwynion drwodd yn hawdd o’r dechrau i’r diwedd, gyda chwmnïau ac achwynwyr yn gallu cael mynediad i’r system pan fo angen. Fel gydag unrhyw system rheoli achosion newydd, rydym wedi cael rhai problemau cychwynnol ac rydym yn parhau i weithio gyda'n darparwr rheoli achosion (Tizo) i ddatrys y rheini pan fyddant yn codi. Mae'r problemau hyd yn hyn wedi ymwneud yn bennaf â hysbysiadau e-bost awtomataidd a chwmnïau'n cyrchu negeseuon drwy'r porth ar-lein.
- Mae gennym ni ffôn Timau bellach ar waith ac rydym yn y camau olaf o sefydlu'r system negeseuon llais i reoli galwadau sy'n dod i mewn i ni. Ar gyfer achwynwyr, mae'r system yn annog galwyr i ddefnyddio'r porth ar-lein fel modd o gael y wybodaeth ddiweddaraf am eu cwynion, tra ar yr un pryd yn galluogi pobl i adael negeseuon os oes angen.
- Rydym hefyd wedi parhau i wneud cynnydd da ar gytuno ar Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth gyda'r LGSCO ac Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Yr ydym wedi cyfarfod â swyddogion o’r ddau gynllun ombwdsmon ac rydym yn y broses o gwblhau’r drafftiau perthnasol.
- Disgwyliwn i nifer y cwynion barhau i godi dros y misoedd nesaf. Rydym yn bwriadu cyflwyno papur gyda rhai mewnwelediadau cynnar ar ein tueddiadau cwynion i Fwrdd Ebrill, ochr yn ochr â darparu arddangosiad o'r system gwynion ar waith.
Ymgysylltu â chredydwyr
- Yn dilyn dyfodiad Cyfarwyddwr Materion Allanol newydd yr ECB, rydym yn ystyried cynllun ehangach o ymgysylltu â chredydwyr, yn enwedig o'r sector ynni. Rydym yn debygol o ddechrau gyda dau gwmni ynni sydd wedi mynegi diddordeb mewn ymgysylltu â’r ECB ar ddulliau o ymdrin â chwsmeriaid agored i niwed, sy’n cyd-fynd yn dda â safonau newydd yr ECB yma, yr ydym yn eu datblygu ar gyfer y gwanwyn.
Communications and Engagement
- Ers i'r Cyfarwyddwr Materion Allanol gyrraedd, rydym wedi gwneud ein cyfraniadau arferol i'r wasg fasnachol ac wedi dechrau cynyddu ein presenoldeb ar y cyfryngau cymdeithasol gyda llif cyson o bostiadau Linked In ac X. Dros y misoedd nesaf, byddwn yn adolygu ein hymagwedd at gyfathrebu ac yn datblygu strategaeth sy'n nodi ein cynulleidfaoedd allweddol ac yn gwneud argymhellion o ran naws a naratif, gan ddod â hyn i gyfarfod Bwrdd yn y dyfodol.
- Fe wnaethom gyhoeddi pecyn allweddol isel o weithgarwch cyfathrebu ynghylch lansio ein hymgynghoriad Cynllun Busnes ar 19 Chwefror, gyda chyfathrebiadau pellach ar ein Safonau newydd eu diweddaru ar 6 Mawrth.
- Rydym wedi cael cyfarfodydd gyda nifer o gyrff goruchwylio a diwydiant ers cyfarfod diwethaf y Bwrdd. Mae’r rhain yn cynnwys:
a. Cyngor Gweithredol CIVEA
b. Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru
c. Cymdeithas Parcio Prydain - Rydym hefyd wedi ymgysylltu â’r sector cyngor ar ddyledion yn ein Fforwm Ymgysylltu â Rhanddeiliaid a chyfarfod rheolaidd y Glymblaid Cymryd Rheolaeth.
Political strategy and public affairs
- Cyfarfu’r Cadeirydd, y Prif Weithredwr a’r Cyfarwyddwr Credydwyr a’r Llywodraeth (DCG) â Gweinidog y Llysoedd a Gwasanaethau Cyfreithiol, Sarah Sackman, ar 27 Chwefror. Roedd y cyfarfod yn gadarnhaol, gyda'r Gweinidog yn nodi ei chefnogaeth i'r ECB.
- Daeth y cyfarfod gyda’r Gweinidog yn dilyn dadl yn San Steffan ar reoleiddio’r diwydiant, dan arweiniad yr AS Llafur newydd, Luke Charters. Cyfarfu’r Cadeirydd, y Prif Weithredwr a’r Cyfarwyddwr â Luke Charters AS cyn y ddadl i gyflwyno iddo ein dadleuon o blaid pwerau statudol, a lywiodd ei araith. Yn y ddadl, braf oedd clywed Gweinidog y Weinyddiaeth Gyfiawnder (Alex Davies-Jones AS) yn cyfeirio at y “gwaith rhagorol y mae’r ECB eisoes wedi’i wneud”.