Polisi Preifatrwydd

Mae’r Bwrdd Ymddygiad Gorfodi (“ECB”, “ni”, neu “ein”) yn rheolydd data o dan Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR). Mae’r ECB wedi ymrwymo i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol a gweithio yn unol â’r holl ddeddfwriaeth diogelu data berthnasol. 

Mae’r datganiad hwn yn esbonio sut mae’r ECB yn prosesu ac yn defnyddio’r wybodaeth bersonol yr ydym yn ei chasglu, ei defnyddio a’i storio amdanoch mewn amrywiol gyd-destunau yn ogystal â sut y gallwch roi gwybod i ni os hoffech i ni newid sut rydym yn rheoli’r wybodaeth honno. 

 

Pwy ydym ni 
Y Bwrdd Ymddygiad Gorfodi yw’r corff goruchwylio annibynnol ar gyfer y sector gorfodi dyledion yng Nghymru a Lloegr. Ein cenhadaeth yw sicrhau bod pawb sy’n profi camau gorfodi yn cael eu trin yn deg a’u hamddiffyn rhag arfer gwael. Ein rhif cwmni yw 13907897.  

 

Y math o wybodaeth bersonol a gasglwn 
Gwybodaeth bersonol yw unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud ag unigolyn. Nid yw'n cynnwys gwybodaeth lle mae hunaniaeth yr unigolyn wedi'i ddileu'n llawn ac yn effeithiol (data dienw). 

Bydd y wybodaeth bersonol a gasglwn yn dibynnu ar ein perthynas â chi. 

Mae'r rhan fwyaf o'r wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych chi. Ar hyn o bryd rydym yn casglu ac yn prosesu'r wybodaeth ganlynol: 

• Os ydych yn gweithio mewn cwmni gorfodi rydym yn ei oruchwylio: enwau a manylion cyswllt
• Os ydych yn rhan o'r cyfryngau neu'n newyddiadurwr: enwau a manylion cyswllt
• Os ydych yn rhanddeiliad rydym yn gweithio gyda nhw: enwau a manylion cyswllt
• Os ydych yn aelod o’r cyhoedd a’ch bod yn cysylltu â ni, er enghraifft i wneud ymholiad: enwau, manylion cyswllt ac unrhyw wybodaeth bersonol bellach a ddarparwyd fel rhan o’ch gohebiaeth â ni
• Os ydych chi'n tanysgrifio i gynnwys a chyfathrebiadau ar-lein yr ECB: enwau a manylion cyswllt, yn ogystal â manylion am eich dewisiadau cyswllt
• Staff ac aelodau'r Bwrdd: gwybodaeth yn ymwneud ag AD
• Ymgeiswyr am swyddi: gwybodaeth a ddarperir yn y cais a gan drydydd parti ar ffurf geirda.  

Mewn rhai achosion, efallai y byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth bersonol amdanoch gan drydydd parti, gan gynnwys y canlynol:  

• Mae'n ofynnol i ni sicrhau bod y wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch mor gywir â phosibl ac felly, efallai y byddwn yn diweddaru eich manylion yn seiliedig ar ffynonellau dibynadwy sydd ar gael i'r cyhoedd. Er enghraifft, efallai y byddwn yn diweddaru eich cyfeiriad neu fanylion busnes.
• Rydym yn defnyddio amrywiaeth eang o ffynonellau naill ai’n uniongyrchol neu drwy beiriannau chwilio’r rhyngrwyd, rhai ar sail tanysgrifiad i ychwanegu at, diweddaru a dilysu’r data sydd gennym. Mae’r rhain yn cynnwys:
  • Gwefannau seneddol a phersonol
  • Cyrff cynrychioliadol
  • Newyddion dibynadwy ac adroddiadau yn y wasg
  • Gwefannau Tŷ'r Cwmnïau a gwefannau eraill sy'n ymwneud â busnes
  • Gwefannau tanysgrifio cyfryngau
• Darperir rhywfaint o wybodaeth i ni trwy drydydd partïon dibynadwy gan gynnwys:
• Gan gwmnïau gorfodi: manylion achosion gorfodi
• • Gan bartneriaid ymchwil (os ydynt yn cynnal ymchwil): canfyddiadau dienw yn dilyn ymchwil, a all gynnwys adolygiad gan ein partneriaid ymchwil o wybodaeth bersonol yn ymwneud ag asiantau gorfodi ac aelodau’r cyhoedd sy’n destun camau gorfodi, gan gynnwys deunydd fideo a manylion o achosion gorfodi, a gwneud y wybodaeth honno’n ddienw 
• Gan sefydliadau cyngor ar ddyledion: astudiaethau achos dienw o orfodi
  
  

Gwybodaeth bersonol sensitif 

O dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae gwybodaeth bersonol benodol yn cael ei hystyried yn fwy 'sensitif' ac felly'n destun amddiffyniadau ychwanegol (e.e. gwybodaeth yn ymwneud â hil, crefydd, ymlyniad gwleidyddol ac iechyd). Mae amddiffyniadau tebyg yn berthnasol i wybodaeth bersonol sy'n ymwneud ag euogfarnau troseddol.  

Nid ydym fel arfer yn casglu gwybodaeth bersonol sensitif, ond efallai y byddwn yn prosesu’r wybodaeth hon fel rhan o’n hymchwil, a gall ein partneriaid ymchwil adolygu’r ffilm o gamerâu corff asiantau gorfodi a gedwir gan y cwmnïau gorfodi rydym yn eu goruchwylio. Fodd bynnag, sylwch nad yw’r ECB fel arfer yn gweld nac yn storio’r wybodaeth bersonol hon yn uniongyrchol – fel arfer caiff ei darparu i ni ar ffurf ddienw (ac eithrio mewn achosion cyfyngedig iawn o gamymddwyn difrifol neu weithgarwch troseddol y mae angen gweithredu pellach arnynt).  

 

Sut ydyn ni'n defnyddio'ch data? 
Gallwn brosesu eich gwybodaeth at nifer o wahanol ddibenion, gan gynnwys:  

• i anfon gwybodaeth sy'n ymwneud â'r ECB atoch. Fel arfer cyfathrebir trwy e-bost ond byddwn yn ystyried dulliau eraill o gyfathrebu ar gais
• cadw cofnodion busnes
• sicrhau bod gennym gofnodion cyfredol
• prosiectau ymchwil ac ystadegol 
• ystyried cwynion a dyfarnu arnynt
• anfon ceisiadau am daliadau ardoll
• anfon gwybodaeth yr ydych wedi gofyn amdani
• anfon diweddariadau perthnasol atoch
• ymateb i'ch ymholiadau
• ymgysylltu â chi am ein gwaith
• rheoli ein perthnasoedd cyflogaeth
• prosesu eich cais am swydd

 . 

Beth yw ein seiliau cyfreithlon?  
Byddwn ond yn defnyddio gwybodaeth bersonol lle mae'r gyfraith yn caniatáu i ni wneud hynny (h.y. lle mae gennym 'sail gyfreithlon'). Yn fwyaf cyffredin, byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol o dan yr amgylchiadau canlynol:  

• Lle bo’n angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon (neu rai trydydd parti) ac nid yw eich buddiannau a’ch hawliau sylfaenol yn drech na’r buddiannau hynny. Er enghraifft, mae gennym fuddiant cyfreithlon i sicrhau y gallwn gyflawni ein rôl yn effeithiol wrth ddwyn cwmnïau gorfodi ac asiantau i gyfrif (ac mae budd cyhoeddus ehangach mewn sicrhau ein bod yn gallu gwneud hyn fel nad yw asiantau gorfodi yn cymryd mantais ar eu pwerau wrth gymryd camau gorfodi);
• Lle bo angen er mwyn cyflawni contract gyda chi; 
• Lle bo angen cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol arnom (er enghraifft, adrodd i Gyllid a Thollau EF neu Dŷ'r Cwmnïau).
  
  

Mewn rhai amgylchiadau, efallai y byddwn yn gofyn am eich caniatâd i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddiben penodol. Yn benodol, efallai y byddwn yn cael eich caniatâd cyn i ni anfon unrhyw e-bost marchnata, cylchlythyrau neu wybodaeth arall am yr ECB a allai fod o ddiddordeb i chi yn ein barn ni. Gallwch ddad-danysgrifio o'n cyfathrebiadau e-bost trwy ddilyn y cyfarwyddiadau mewn unrhyw e-bost a anfonwn atoch, neu gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl unrhyw bryd drwy anfon e-bost atom yn contactus@enforcementconductboard.org.  

Wrth gynnal ymchwil, efallai y byddwn yn prosesu data sy'n cael ei ystyried yn ddata 'categori arbennig' a data euogfarnau troseddol, gan asiantau gorfodi ac aelodau'r cyhoedd sydd e.e. wedi'u dal ar ffilm a dynnwyd gan gamera corff.   

Mae'r ECB yn dibynnu ar yr amodau canlynol i brosesu data o'r fath: 

• Ymchwil (paragraff 4 Atodlen 1 Deddf Diogelu Data 2018) – Mewn rhai achosion, mae’r prosesu yn angenrheidiol er mwyn i ni gyflawni ymchwil wyddonol neu hanesyddol neu ddibenion ystadegol ac mae er budd y cyhoedd.
  
  
• Diogelu’r cyhoedd (paragraff 11 Atodlen 1 Deddf Diogelu Data 2018) – gallwn brosesu data categori arbennig/collfarnau troseddol lle mae hyn yn angenrheidiol i ddiogelu’r cyhoedd rhag anonestrwydd, camymddwyn neu ymddygiad arall sy’n ddifrifol amhriodol. 

 

Pa mor hir ydyn ni'n cadw'ch data?
Ni fyddwn yn cadw’ch gwybodaeth bersonol am fwy o amser nag sydd angen, a bydd y cyfnod cadw priodol yn amrywio yn ôl y diben bwriadedig y casglwyd y wybodaeth bersonol ar ei gyfer. Y meini prawf a ddefnyddiwn i bennu cyfnod cadw gwybodaeth bersonol yw: (i) y cyfnod cadw statudol priodol; (ii) ein perthynas gytundebol a/neu fusnes gyda chi; (iii) anghydfodau (posibl); ac (iv) unrhyw ganllawiau a ddyroddir gan reoleiddwyr perthnasol. Ar ôl i’r cyfnod hwnnw ddod i ben, mae’r wybodaeth berthnasol yn cael ei dileu fel mater o drefn, cyn belled nad yw’n angenrheidiol mwyach ar gyfer cyflawni contract, cychwyn contract neu amddiffyn ein safle neu sefyllfa trydydd parti.  

 

Sut byddwn yn rhannu eich data? 
Efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â thrydydd partïon:  

• gyda sefydliadau a phartneriaid sy’n ymwneud yn uniongyrchol â chyflawni gwaith gyda’r ECB neu ar ei ran
• gyda chontractwyr, cyflenwyr neu drydydd partïon eraill sy’n darparu gwasanaethau ar ein rhan (fel darparwyr lletya gwefannau)
• fel rhan o werthu, uno neu gaffael, neu drosglwyddiad arall o ran o'n hasedau gan gynnwys fel rhan o achos methdaliad; 
• yn unol â gŵys tystiolaeth, gorchymyn llys neu broses gyfreithiol arall neu fel arall sy'n ofynnol neu y gofynnir amdano gan y gyfraith, rheoliadau, neu raglenni awdurdod y llywodraeth, neu i amddiffyn ein hawliau neu hawliau neu ddiogelwch trydydd partïon; 
• gyda'n cynghorwyr proffesiynol, cyfreithwyr, cyfrifwyr ac archwilwyr; 
• mewn amgylchiadau cyfyngedig iawn, gydag asiantaethau gorfodi’r gyfraith, os teimlwn fod angen i ni adrodd am drosedd. 
  
  

Ni fyddwn byth yn rhannu eich gwybodaeth bersonol ag unrhyw un i alluogi sefydliadau eraill i anfon marchnata atoch chi neu unigolion eraill. Nid yw'r ECB yn gwerthu gwybodaeth bersonol i drydydd partïon nac yn caniatáu i drydydd partïon werthu gwybodaeth bersonol a rennir. 

Lle caiff gwybodaeth bersonol ei phrosesu at ddibenion ymchwil, mae unrhyw ddata a rennir y tu allan i’r ECB (er enghraifft, mewn adroddiad) yn ddienw neu ar ffurf ffugenw oni bai eich bod yn rhoi caniatâd penodol i ni wneud fel arall. 

Nid ydym ar hyn o bryd yn trosglwyddo gwybodaeth bersonol sydd gennym i wlad y tu allan i’r DU. Os byddwn yn gwneud hynny, byddwn yn cymryd camau i sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei diogelu yn unol â mesurau diogelu priodol, yn enwedig lle nad yw’r wlad sy’n derbyn yn cael ei hystyried yn ddigonol at ddibenion diogelu data o dan gyfraith y DU. Yn benodol, byddwn yn dibynnu ar y mesurau diogelu priodol o dan ddeddfwriaeth diogelu data, megis cymalau cytundebol safonol a gymeradwyir gan Lywodraeth y DU i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol.  

 

Sut rydym yn diogelu eich data? 
Cedwir eich data yn ddiogel ar system TG yr ECB.  

Mae’r gronfa ddata ar gael i nifer cyfyngedig o staff yr ECB ac ymgynghorwyr sy’n ymgysylltu’n uniongyrchol ac sydd angen ei chyrchu i gyflawni eu rolau. Mae’r ECB yn sicrhau bod cytundebau rhannu data priodol a systemau priodol yn eu lle cyn rhannu eich gwybodaeth bersonol ag unrhyw bartneriaid. Pan fydd gennym unrhyw wybodaeth bersonol neu ddata categori arbennig wedi’i adolygu neu ei brosesu fel arall gan ein partneriaid ymchwil, bydd hyn yn cael ei wneud yn ddienw neu ar ffurf ffugenw sy’n golygu na fydd modd i unrhyw unigolion eraill ei adnabod. Er ein bod yn ceisio defnyddio mesurau sefydliadol, technegol a gweinyddol priodol i ddiogelu gwybodaeth bersonol o fewn ein sefydliad, yn anffodus ni ellir gwarantu bod unrhyw system trosglwyddo neu storio data yn 100% yn ddiogel. Os oes gennych reswm i gredu nad yw eich rhyngweithio â ni bellach yn ddiogel, rhowch wybod i ni ar unwaith gan ddefnyddio adran “Cysylltwch â ni” isod. 

 

Eich hawliau a'ch dewisiadau O dan rai deddfwriaethau diogelu data, mae gennych hawliau sy’n ymwneud â’ch gwybodaeth bersonol. Yn benodol, mae gennych yr hawl: 

• i ofyn am fynediad i’r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch;
• i ofyn i ni gywiro neu ddileu eich gwybodaeth bersonol;
• i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol;
• i wrthwynebu i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol mewn rhai amgylchiadau;
• o dan rai amgylchiadau, i ofyn i ni drosglwyddo gwybodaeth bersonol amdanoch yr ydych wedi ei darparu i ni i chi neu i drydydd parti; a
• lle cawsom eich caniatâd yn flaenorol, i dynnu caniatâd i brosesu eich gwybodaeth bersonol yn ôl.

I arfer yr hawliau hyn, cysylltwch â ni gan ddefnyddio’r manylion a nodir yn yr adran “Cysylltu â ni” isod. Byddwch yn ymwybodol efallai na fyddwn yn gallu darparu’r hawliau hyn i chi o dan rai amgylchiadau, er enghraifft, os cawn ein hatal yn gyfreithiol rhag gwneud hynny neu os gallwn ddibynnu ar eithriadau.  

Mae gennych hefyd yr hawl i gyflwyno cwyn i Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth y DU yn www.ico.org.uk/make-a-complaint. 

 

Gwefannau eraill 
Gall ein gwefan a'n deunyddiau gynnwys dolenni i wefannau eraill. Sylwch, pan fyddwch chi'n clicio ar un o'r dolenni hyn, rydych chi'n mynd i mewn i wefan arall nad oes gennym ni unrhyw gyfrifoldeb amdani (hyd yn oed os ydych chi'n cyrchu'r wefan trwy ddolen ar ein gwefan). Rydym yn eich annog i ddarllen yr hysbysiadau neu bolisïau preifatrwydd ar bob gwefan o’r fath. 

 

Diweddariadau 
Bydd y Polisi hwn yn cael ei adolygu’n barhaus a gellir ei ddiwygio o bryd i’w gilydd – er enghraifft, i gymryd newidiadau yn yr ECB i ystyriaeth neu i adlewyrchu newidiadau mewn rheoliadau neu ddeddfwriaeth. Bydd unrhyw newidiadau yn cael eu diweddaru ar ein gwefan – gwiriwch yn ôl o bryd i’w gilydd. Byddwn hefyd yn gwneud ymdrech resymol i gyfleu unrhyw newidiadau sylweddol i chi fel y bo'n briodol.  

 

Cysylltwch â ni 
Prif Weithredwr yr ECB sy’n gyfrifol am fonitro cydymffurfiad â deddfwriaeth berthnasol mewn perthynas â gwybodaeth bersonol a gellir cysylltu ag ef yn contactus@enforcementconductboard.org   

 

Gallwch hefyd gysylltu â ni drwy'r post yn:  
10 Queen Street Place 

Llundain 

EC4R 1BE 

Diweddarwyd y polisi hwn ddiwethaf ar: Mawrth 2024